こんにちは。下中です。
本日の「ひばり人事労務コラム」です。

「雇用契約書」が大切であるというお話は何度かさせていただきましたが、
残業代をめぐる問題から、雇用契約書について取り上げましたので、
本日、明日は、「雇用契約書」について詳しいお話をさせていただきます。

雇用契約書についてよく寄せられるご質問をＱ＆Ａ方式で紹介していきます。

【Ｑ１】雇用契約書を特に取り交わしていませんが、大丈夫ですか？
【Ａ１】雇用契約書は、法律的見地、及び労使トラブル回避のため
作成するべきです

＜法律的見地＞
雇用契約≒労働契約は、
労使当事者間の合意のみによって成立する契約であり、
口頭での約束でも成立しますが、
労働基準法上
「賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」とあります。
（労基法第１５条１項）

特に「契約期間」「就業場所」「賃金」「退職」などの重要事項は、
書面により明示するよう定められています。

労働諸条件について合意があったことを記録する意味でも、
労使双方の捺印等のある雇用契約書を取り交わしたほうが望ましいでしょう。

＜労使トラブル回避＞
契約期間や契約更新の有無、転勤可能性、解雇に関する事項や
賃金、固定残業代などの「トラブルになりやすい事柄」について、
契約締結時に合意がなされたという書面を取り交わしておくことで、
のちの労使トラブルを回避・軽減することができます。

【Ｑ２】雇用契約書がない（あるいは整備不十分）ことで、
具体的にどんなトラブルがあるのでしょうか？
【Ａ２】「契約期間、契約更新」「転勤」「退職・解雇」「賃金・賞与・残業代」
が挙げられます

＜詳細説明・トラブル例＞

≪契約期間・契約更新≫
働きの悪い社員を契約期間満了として取り扱いたいが、
自動更新状態であったり、
契約更新の判断基準について決めていなかったためできなかった

≪転勤≫
転勤を社員に命令したが拒否され、
雇用契約書上で転勤の可能性の記載がなかったためできなかった

≪退職・解雇≫
定年について明記しておらず、
就業規則もない会社において、慣例により６０歳定年を申し渡したが、
労働者が継続雇用を申し出て、労使関係が悪化した

≪賃金・賞与・残業代≫
賞与について「就業規則による」と定めており、
就業規則で「経営状態悪化時の賞与減額または不支給」
について定めておらず、賞与の減額ができなかった

雇用契約書には上記のようなトラブルの種があるため、
企業側は特に注意してその作成をすすめる必要があります。

本日も、「ひばり人事労務コラム」
お読みいただきありがとうございました。

こんにちは。下中です。
本日の「ひばり人事労務コラム」です。

昨日取り上げた「残業代をめぐるリスク」を軽減させるためには、
具体的にどのような対策が有効でしょうか。

本日は、リスク軽減の具体的方法を

１.「業務効率化的アプローチ」
２.「就業規則・給与支払的アプローチ」

の、２つからご紹介します。

１.【業務効率化的アプローチ】

まずは「業務効率化により残業時間そのものを軽減させる」
視点で可能性を検討しなければなりません。

例えばサービス業であるならば、時間帯ごとの業務量を定量測定し、
繁閑に合わせて労働時間・休憩時間を配置するシフトを
組むことができないでしょうか。

あるいは「ノー残業デー」などの強制的な時間短縮も、
業種によっては生産性を落とさずに導入できるかもしれません。

ご存知の方も多いと思いますが、
下着メーカー「トリンプ」では、午後１２時３０分から２時間を
「がんばるタイム」と社内外に公言し、
その時間帯は電話（緊急のものを除く）に出ずひたすら事務処理をするそうです。

残業そのものを減らす取り組みは、
会社の人件費圧縮と従業員の生活充実の
両面に寄与する善的アプローチであることを、今一度考えましょう。

２.【就業規則・給与支払的アプローチ】

１．の、「業務効率化的アプローチ」の業務効率化による時間短縮効果が
短期的に見込めない場合や、
営業形態から時間削減が難しい場合は、
会社の制度の見直しをするアプローチが検討できます。

現状の給与支払項目の中で、
「恒常的な残業の対価ととらえることができる手当」を洗い出し、
「残業手当を固定的に支給するもの」と再定義することで、
「恒常的残業に対するケアが出来ている状態」
に整える取組み等、がこれに当たります。

＜事例＞株式会社Ｙ（リフォーム販売業）の場合

・週４０時間労働制
・営業社員Ａの給与細目

総支給２６万円：基本給２０万円、職務手当５万円
通勤手当月額１万円

このうち「職務手当」は、
営業社員に対して支給される手当であり、
営業社員の恒常的な残業をケアする意味合いがありました。

そこで、就業規則（賃金規程）において、
これを「固定残業手当」と再定義し、
同時に社員Ａとの間で、
この固定残業手当を記載した雇用契約書を再度取り交わしました。

その結果、社員Ａさんについて、
月々５万円の残業手当が合法的に支払われている状態が整ったことになります。

固定残業手当額から逆算すると、以下の式により、
３４．６時間分の残業手当が支払われていることになります。

基本給２０万円 ÷ １７３時間（月間所定労働時間）× １．２５
≒ １，４４５円（残業単価）

５万円 ÷ １，４４５円　≒　３４．６時間

このアプローチを行うためには、以下３つが特に重要になります。

１.就業規則等に根拠があるか
２.労働者本人の同意が得られているか
３.給与明細等の上で固定的残業である旨明記されているか

固定残業手当の導入は、当オフィスにお気軽にご相談ください。

本日も、「ひばり人事労務コラム」
お読みいただきありがとうございました。

こんにちは。下中です。
本日の「ひばり人事労務コラム」です。

一昨日に、未払い残業代についての、
ちょっと大きな問題がニュースで出ましたので、
昨日は、その記事についてお伝えしました。

本日、明日にかけて、
「残業代をめぐるトラブルの防止策」について取り上げたいと思います。

退職した労働者からの未払い残業代は、
予期せぬ一般管理費の増加をもたらし、会社の収益にダイレクトに影響します。
（今般の飲食チェーンでは、５億円と言われていましたね。）

そればかりでなく、
折衝や裁判などにかかる時間的・精神的コストをも併発させるため、
経営者や労務管理担当者の頭を悩ませる問題となります。

【株式会社 Ｇ社の例】

平成２３年１月、前月末日付で退職した社員Ａから内容証明郵便が届きました。
過去２年間の未払残業代合計２５０万円を支払うよう求めた内容のものでした。

指定期日までに支払わない場合、公的機関に訴え出る旨記載されています。 *******************************************************
業種：システム開発業
従業員数：１０名
年間総人件費：３，０００万円

勤怠管理：出勤時間、退勤時間を記入しない押印型出勤簿
所定の勤務時間：９時～１８時（８時間）、月あたり平均２０日の出勤日

残業状況：社員によってまちまちだが、
ほとんどの社員が、恒常的に一日３時間程度の残業あり
残業代に関する説明：
雇用契約書はなく、採用時に口頭にて「残業代は給与に含まれる」旨を伝達

社員Ａの給与：
基本給２０万円、職務手当２万円、通勤手当月額１万円、在籍期間３年

********************************************************

【社員Ａの主張は正当なのか？】

＜勤怠管理の側面＞
社員Ａの主張の正当性を確かめるためには、
まずは実際の残業時間を把握する必要があります。

この会社では「出」「欠」の印を押印する簡易的な勤怠管理をしており、
残業時間をそこから読み取ることはできません。

だからといって会社は、
「相手の主張には根拠がない」と決めつけることもできません。
なぜなら、出勤簿以外にも、
「パソコンのログアウト時刻」や
「帰宅時間に関する本人や家族の主張・メモ書きなど」も
場合によっては証拠能力があるとみなされるからです。

＜残業代に関する説明の側面＞
この会社では、残業代は給与に含まれる旨口頭で説明していたに過ぎず、
雇用契約書や給与明細書上に残業を支払った記載がありませんので、
残業代が給与に含まれていることを主張するには十分でありません。

＜２年遡及請求の側面＞
賃金債権の請求時効は２年と定められていますので、法的根拠があります。

【計算根拠】
以上のことから、仮に社員Ａの１日の残業時間が平均３時間だと仮定して
過去２年の残業代を計算すると以下のようになります。

*********************************************************
総残業時間：３時間×月２０日×２４か月＝１，４４０時間
残業の単価：約１，７１９円
残業代総計：２，４７５，３６０円 *********************************************************

社員Ａの主張は、概ねこのような計算根拠を持っていると予想されます。

【会社は何をポイントに対策すべきか】

２５０万円と言えば、株式会社Ｙの年間人件費の実に８．３％に当たります。

その８．３％増は、
「それが生産的な残業であったか」を問わずに会社にのしかかってきます。

会社側が行うべき対策として、「残業代リスク診断」を活用し、
まずは自社でのリスクポイントを整理しましょう。

明日は、具体的なトラブル防止策をお届けします。

本日も、「ひばり人事労務コラム」
お読みいただきありがとうございました。

こんにちは。下中です。
本日の「ひばり人事労務コラム」です。

本日は、昨日のニュースで流れました、
飲食チェーンの「残業未払い」問題からお伝えします。

以下、毎日新聞（５月２９日）の記事からの引用です。

———————

和食チェーン「がんこフードサービス」（本社・大阪市淀川区）が
店の従業員に残業手当や深夜労働の割増賃金を支払っていなかった問題で、
未払い分の総額が過去２年間で計約５億円に上ることがわかった。

大阪労働局は２９日にも、労働基準法違反（割増賃金不払い）容疑で
同社と志賀茂社長ら幹部を書類送検する。

関係者によると、 労基法では残業手当や午後１０時以降の賃金は
通常賃金から２５％割り増しして支払わなければならないとされているが、
約３５００人の全従業員のうち正社員だけで約６００人について未払いがあり、
現在、支払いを進めているという。

同労働局は内部通報に基づいて昨年１２月、
大阪府岸和田市の「岸和田五風荘店」や本社などを捜索し、
未払いの全容を調べていた。

同社は近畿を中心に９２店舗を展開しており、
昨年７月期の売上高は約２１５億円。
小嶋淳司会長は大阪商工会議所の副会頭を務めている。

同社人事部は「捜査中のため現時点ではお答えできない」としている。

———————

今回の捜査は、内部通報によるもののようです。

一人一人の残業時間・残業代は、
過酷労働と言うほどのものではないようです。
しかしながら、今回の件は、店舗数・従業員数も多いため、
２年の遡りを受け（賃金の請求の時効が２年間とされているため）、
未払いの金額が５億円という大きい金額になっています。

その金額の大きさも大変ですが、
今回は、「労働基準法違反」での「書類送検」ということになりました。
「労働基準法違反」は、逮捕、送検もあり得るのです。

労働時間・未払い残業の問題は、意図的な違反もありますが、
法律を詳しく知らなかったり、勘違いしていることにより、
いつの間にか違反していることも多くあります。

これを機会に、労働時間や残業など、チェックされてはいかがでしょうか。
制度と運用の両面から、ご提案いたします。

本日も、「ひばり人事労務コラム」
お読みいただきありがとうございました。

こんにちは。下中です。
本日の「ひばり人事労務コラム」です。

本日は、昨日の実例の続きで、説明をしていきたいと思います。

【実例】（設定は、実際とは少し変えています。）

「株式会社ＭＭ」では、創業したての時、
「総務担当のＫ氏」が、
前職であるＢ社（従業員５０００人）の就業規則を参考に、
株式会社ＭＭの就業規則を作成しました。

しかしながら、
資金力に余裕のある大きな企業ならではの、
従業員にとって有利な、
小さな、新しい会社にとってはとてもキビシイ制度が多く作られていました。

前回お話した、「私傷病等による休職制度」について、

コラムの「No.17」でもお伝えしたように、

中小企業では、私傷病等での休職期間は、
１～３か月程度が多いようです。
休職制度は、法律で決められている制度ではありませんので、
必ず必要ではないのですが、ある程度の期間、設定する会社が多いです。

そこで、Ｋ氏が設定した休職期間は３年。
中小企業にとっては、やはり長すぎるといえるでしょう。
また、それなりの勤続をしている従業員に対し、
すぐに辞めてもらうのも･･･というような趣旨があるので、
入社してどれぐらいかの期間は、休職を認めないとしてもよいでしょう。

また、休業期間中は無給であることをわかりやすく定め、
社会保険料などの負担についてや、
復職や自然退職（また別途ご説明しましょう）についても規定しておきましょう。

その他に、最初の就業規則には、中小企業にとっては難しい部分がありました。

例えば、
産前産後の休業、育児休業などの期間、
希望した従業員は、「有給で休業させる」となっていました。
（産前産後の休業は「労働基準法第６５条」によります。）

大企業の場合は、大抵、自前で健康保険組合を持っており、
産前産後の休業時に、給料を出すのか健康保険の出産手当金を出すのか、
まあ、どちらでもそう変わらない（もちろん厳密ではありませんが）、
という事情がありますが、

中小企業は、「協会けんぽ」などの健康保険が多いので、
会社からは無給として、健康保険の出産手当金を使えるように手配します。

育児休業も、全額ではありませんが、
雇用保険から休業給付が出ますので、
会社からは無給として、そちらを使ってもらうのが自然かと思います。

いろいろ、おいおい･･･説明させていただきますね。

本日も、「ひばり人事労務コラム」
お読みいただきありがとうございました。

こんにちは。下中です。
本日の「ひばり人事労務コラム」です。

従業員を雇用する各企業に整備を義務付けている帳簿、
労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、
の、「法定３帳簿」について説明しております。

本日はそのうちの「出勤簿」についてです。

「労働者名簿」「賃金台帳」は、
「労働基準法」に条文としてしっかりと書かれています。
が、
法定３帳簿の一つで括られることの多い「出勤簿」ですが、
何を記載すべきかといった事柄は定められていません。

賃金台帳は、その記載事項として、
労働日数、労働時間数、
時間外労働・休日労働・深夜労働を行った時間数、
が定められています。

会社は、「労働者の労働時間数等を把握する」必要があります。

「出勤簿」は、この労働時間数等を確認するための帳簿であり、
労働時間数等を確実に把握できるのであれば、
どんな方法でも大丈夫というわけです。

ただし、厚生労働省による通達があります。
（「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」）

それによると、

１．「使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること」
２．「タイムカード、ＩＣカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること」

の、どちらかの方法によって、
労働者の始業時刻・終業時刻を確認・記録すること、
が原則とされています。

正しい方法で行われていれば、
「自己申告制」による
始業時刻・終業時刻の確認・記録も認められています。

タイムカードを使用している会社も多いと思いますが、
それがあれば確実ですし、
タイムカードを使用せずに「自己申告制」でも構いません。

とはいえ、自己申告制をとるならば、
きちんとルールを決めておくことが大切です。

労働時間の把握は、
会社にとって、これからますます重要になってきます。
これからどんどん、そのあたりのお話もしたいと思っています。

ちなみに、出勤簿は、
労働基準法第１０９条により、３年間保存することになっています。

本日も、「ひばり人事労務コラム」
お読みいただきありがとうございました。

こんにちは。下中です。
本日の「ひばり人事労務コラム」です。

労働基準法で、
従業員を雇用する各企業に整備を義務付けている帳簿、
労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、
の、「法定３帳簿」について説明しております。

本日はそのうちの「賃金台帳」についてです。

賃金台帳に記載すべき事項は次のとおりです。

１．労働者氏名

２．性別

３．賃金の計算根拠の事項

４．基本給や手当などの内訳

５．労働日数

６．労働時間数

７．時間外労働時間数

８．深夜労働時間数

９．休日労働時間数

１０．控除項目、及びその額

賃金台帳は、
全ての労働者について作成しなければなりません。
「労働者名簿」は、日雇労働者は必要ありませんが、
「賃金台帳」は必要です。
もちろん、パートタイマーやアルバイトも、
賃金台帳を作成する義務があります。

また、
賃金支払の都度遅滞なく記入しなければなりません。

管理監督者の賃金台帳については、
時間外労働や休日労働の時間数は記載不要ですが、
深夜労働の時間数は記載しなければなりません。

賃金台帳は、
労働基準監督署の調査でも必ずチェックされる書類ですので
不備のないようにしてください。
毎月きちんと勤務状況を管理していないと、これらの項目は書けませんね。

なお、代表取締役社長などの会社役員は、
社会保険（健康保険・厚生年金保険）の被保険者となりますので、
社会保険の調査の場合にはチェックされます。
一般労働者と同様に労働者名簿・賃金台帳の作成が必要になります。

ちなみに、賃金台帳の作成義務（労働基準法第１０８条）違反
についても、
３０万円以下の罰金が定められています。

賃金台帳の保存の義務は、
労働者の最後の賃金について記入した日より３年です。
労働基準法第１０９条によります。

ちょっと別のお話ですが、
退職金債権は５年経過しないと時効消滅しないので、
退職金に関する労務管理書類は、
その労働者への退職金支払期日後５年間は保存しておく必要があります。

本日も、「ひばり人事労務コラム」
お読みいただきありがとうございました。

こんにちは。下中です。
本日の「ひばり人事労務コラム」です。

従業員を雇用する各企業に義務付けられている書類について説明します。

労働基準法では、
法定帳簿の整備を義務付けています。
「労働者名簿」、「出勤簿」、「賃金台帳」のことで、
「法定３帳簿」と呼んだりします。

本日はそのうちの「労働者名簿」について説明します。

労働者名簿に記載すべき事項は次のとおりです。

１．労働者の氏名

２．生年月日

３．履歴

４．性別

５．住所

６．業務内容 （労働者の数が３０人未満の場合は記載しなくてよい）

７．採用の年月日

８．退職（解雇）の年月日とその理由

９．死亡の年月日とその原因

労働者名簿は、
全ての労働者について作成しなければなりません。
（日雇労働者は除く）
パートタイマーやアルバイトも、
労働者名簿を作成する義務があります。

また、労働者名簿の記載内容（住所や氏名など）に
変更があったときは、
遅滞なく訂正しなくてはなりません。

労働者名簿がない、記載内容に不備がある、などは、
是正勧告の対象になることもあります。

労働基準監督署の調査でも必ずチェックされる書類ですので、
不備のないようにしてください。

ちなみに、
「労働者名簿の作成義務（労働基準法第１０７条）違反」
については、 ３０万円以下の罰金が定められています。

そして、労働者名簿は各事業場ごとに作成することになっています。

労働者名簿の様式については特に取決めはありませんので、
まずは、最低限の項目でよいので作成しておきましょう。

退職者の、退職年月日をお忘れなく。
その時に一緒に、
保存期間の最後の日を記載しておくとよいでしょう。

労働者名簿は労働基準法第１０９条により、
労働者の退職、解雇又は死亡の日から
３年間保存することになっています。

本日も、「ひばり人事労務コラム」
お読みいただきありがとうございました。